Uno de los puntos clave a la hora de lanzar una evaluación es comunicar dentro de la organización cómo será el proceso de dicha evaluación. De esa forma serán conscientes de la importancia que tiene su participación y prestarán especial atención a las diferentes notificaciones que la plataforma enviará para que realicen acciones. Aquí encontrarás una lista de buenas prácticas antes de lanzar tu primera evaluación.
Existen dos tipos de notificaciones que se pueden enviar:
- Notificaciones automáticas: La plataforma enviará notificaciones automáticas cuando la evaluación cambie de fase y también recordatorios de acciones pendientes de realizar, por ejemplo, dar feedback.
- Notificaciones manuales activadas por el administrador: Unidas a las notificaciones automáticas, los administradores de la campaña pueden enviar notificaciones personalizadas proporcionando información importante sobre la campaña. Para enviar una notificación personalizada sigue los siguientes pasos:
- Accede a tu campaña y haz clic en el icono de los tres puntos que aparec en la parte superior derecha de tu pantalla.
- Selecciona el botón Contactar con los participantes y selecciona a quién quieres notificar. Encontrarás más información sobre casos de uso para contactar con participantes aquí.
- Añade el asunto y el mensaje y haz clic en el botón Enviar mensaje.
- Inmediatamente todas las personas seleccionadas recibirán tu mensaje.
Como Administrador, ¿sabré cuándo está a punto de terminar una fase?
Los administradores de la campaña recibirán una notificación informativa un día antes de la fecha fijada para el vencimiento de la fase de la campaña. Esta notificación se envía con tiempo suficiente para que puedas ampliar el plazo de la fase, si fuera necesario. Para ello, sigue las instrucciones que se detallan a continuación:
- Dirígete a tu sección de Evaluaciones & 360º y selecciona la campaña a la que quieres ampliar la fase.
- Haz clic en el icono de los tres puntos y seleccione Configuración.
- A continuación, dirígete a la sección de Fases de la campaña y busca la fase activa (es decir, nominación, participación, calibración o entrega de resultados).
- Una vez en la fase deseada, modifica la fecha que aparece en Termina en y haz clic en Actualizar campaña para guardar los cambios.
- Opcionalmente puedes enviar una notificación manual a los participantes informándoles de que se ha ampliado el plazo para el vencimiento de la fase.
Los managers también estarán informados del tiempo restante de la fase ya que en caso de que tengan acciones pendientes en la fase activa se les enviará una notificación cada 2 días informándoles del tiempo restante que les queda para completarlas.
¿Puede una persona completar una evaluación si la campaña está en fase de calibración?
Sí, una persona puede completar una evaluación si la campaña está en fase de calibración siempre y cuando el manager no haya completado la calibración de esa persona. La visualización de la persona será diferente dependiendo de cómo se ha configurado la campaña:
- Modo automático: Cuando la fase activa es calibración, la persona permanecerá en la fase de participación pudiendo enviar su feedback. Una vez enviado todo el feedback, el participante pasará automáticamente a la fase de calibración de la campaña.
- Modo manual: Cuando una campaña se configura en modo manual, todos los participantes pasarán a la fase de calibración ya que es la fase activa y la fase de participación se mostrará como finalizada. Sin embargo, aquellas personas que aún necesiten enviar sus comentarios podrán hacerlo. Podrás consultar el estado de la evaluación de cada participante haciendo clic en el menú desplegable que aparece junto al nombre de cada participante.
Para animar a participar a aquellos rezagados sigue la estrategia que se describe a continuación:
- Notifica manualmente a todos los participantes que tengan evaluaciones pendientes siguiendo los pasos descritos al comienzo de este artículo.
- Prolonga la fecha de vencimiento de la fase de calibración, ya que los managers no podrán calibrar los resultados de esas personas hasta que terminen de proporcionar su feedback.
- Informa a los managers que deben detener el proceso de calibración en aquellos casos en los que una persona no haya recibido todo el feedback necesario.
Siguiendo estos consejos te asegurarás de que todas las personas tengan la oportunidad de participar en el proceso de la campaña de evaluación.
¿Puede una persona modificar su feedback si los resultados ya han sido calibrados?
Si ocurre una situación muy relevante, puede ser necesario realizar un cambio en la valoración proporcionada aunque ya haya sido calibrada. Si una persona necesita modificar su feedback necesitará solicitar al administrador de la campaña que realice los siguientes pasos:
- Accede a la sección de Evaluaciones & 360º y selecciona la campaña de evaluación deseada.
- Utiliza el buscador para encontrar a la persona que necesita realizar el cambio en su evaluación y haz clic en la flecha hacia abajo que aparece al lado del nombre de la persona.
- A continuación, haz clic en el icono de los tres puntos y selecciona Dar permiso para editar evaluación.
- Por último, escribe el mensaje personalizado para la persona y haz clic en el botón Permitir edición que notificará a la persona que es posible realizar cambios sobre la opinión proporcionada.
¿Puede una persona completar una evaluación si la campaña está en la fase de entrega de resultados?
Una persona podrá participar en una revisión cuando la fase activa sea la de entrega de resultados con la condición de que no se haya producido ninguno de estos eventos:
- El manager haya finalizado el proceso de calibración de una persona.
- Los resultados se hayan enviado al participante.
En el caso de que se hayan producido alguno de los eventos anteriores, no será posible proporcionar feedback ya que el proceso de envío de resultados a esa persona ya ha comenzado. Si algún participante intenta proporcionar feedback el sistema le informará de que ya no es posible.