Una evaluación se puede configurar para que el cambio entre fases se ejecute dos formas:
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Manual: Los administradores serán los que inicien y finalicen cada fase de la campaña, teniendo un control total sobre el desarrollo de la campaña.
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Automático: Las personas se mueven automáticamente en función de la duración de la fase o que cumplan los criterios establecidos en cada fase.
Cuando una evaluación se ejecuta en modo automático hay una serie de criterios que se utilizan para mover a los participantes de una fase a la siguiente.
1 De la fase de Nominación a la fase de Participación
Los administradores podéis establecer el número mínimo de revisiones que tiene que recibir una persona, cuando un manager asigna ese número mínimo de revisores, el participante pasa automáticamente a la fase de participación.
Sin embargo, si la fase llega a su final y el número mínimo de revisores requeridos no se alcanza, se contemplan los siguientes supuestos:
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En el caso de que no se cumpla el mínimo de revisores pero la evaluación tenga preguntas de auto-evaluación o un revisor adicional al manager y el periodo establecido para la fase haya vencido los participantes se transferirán a la fase de participación.
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Si a un participante no se le ha asignado ningún revisor y la campaña no tiene autoevaluación el participante se quedará bloqueado en esta fase. Los pasos a seguir por el administrador son los siguientes:
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Contactar con los managers haciendo clic en el icono de tres puntos y seleccionando el botón de Contactar con los participantes. Aquí elige la primera opción Nominación: A todos los managers con nominaciones pendientes.
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Espera el tiempo que consideres oportuno para que el manager realice la nominación.
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Si esta nominación no ocurre, la podéis hacer los administradores para que así el participante pase a la fase de participación o hacer clic en el botón Pasar a fase de participación.
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2 De fase de participación a fase de calibración
Si se recibe todo el feedback de todos los evaluadores, los participantes se transfieren directamente a la siguiente fase, ya sea calibración o entrega de resultados.
Sin embargo, si una persona no ha recibido feedback de todos los evaluadores al vencimiento de la fasese contemplan los siguientes supuestos:
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Cuando llegue la fecha de vencimiento de la fase, si un participante aparte de su auto-evaluación, ha recibido al menos 1 de sus evaluaciones (aunque sólo sea la del manager), se transferirá directamente a la siguiente fase, ya sea calibración o entrega de resultados.
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Si un participante aparte de su autoevaluación no ha recibido ninguna evaluación, el participante permanecerá en esa fase hasta que reciba feedback de alguna de las personas asignadas o los administradores lo pasen de fase manualmente. Los pasos a seguir por el administrador son los siguientes:
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Contactar con los managers haciendo clic en el icono de tres puntos y seleccionando el botón de Contactar con los participantes. Aquí elige la opción Participación: A todas las personas con evaluaciones pendientes.
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Espera el tiempo que consideres oportuno para que las personas con evaluaciones pendientes den feedback.
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En caso de no recibir este feedback, los administradores podréis pasar a esta persona de fase de forma manual haciendo clic en el icono de los tres puntos de la fila del participante y Pasar a fase de calibración o Pasar a envío de resultados.
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3 De fase de calibración a fase de entrega de resultados
Si el manager ha realizado la calibración de los resultados del participante, este se transferirá directamente a la fase de entrega de resultados.
Sin embargo, si el manager no ha realizado la calibración de los resultados al vencimiento de la fase, se contemplan los siguientes supuestos:
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Si el manager no ha realizado la calibración de los resultados del participante y el periodo establecido para la fase ha vencido, el participante se quedará en la fase de calibración a la espera de que el manager lleve a cabo esa calibración. Si una persona se queda bloqueada en esta fase un administrador podrá realizar las siguientes acciones:
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Contactar con los managers haciendo clic en el icono de los tres puntos y seleccionando el botón de Contactar con los participantes. Aquí elige la opción Calibración: a todos los managers con calibraciones pendientes.
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Espera el tiempo que consideres oportuno para que el manager realice la calibración de resultados.
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Si ésta calibración de resultados no ocurre, podrás:
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Pasar al participante manualmente a la fase de entrega de resultados haciendo clic en el icono de los tres puntos de la fila del participante y Pasar a envío de resultados. Esto hará que la entrega de resultados comience dependiendo de cómo se haya configurado, es decir, a través de una reunión 1:1 o el envío de los resultados a los participantes.
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Cambiar el manager responsable de realizar la calibración de los resultados haciendo clic en el icono de los tres puntos de la fila del participante y seleccionando la opción de Cambiar manager de esta revisión. El nuevo manager designado recibirá una notificación para que realice la calibración de los resultados de las personas que se le hayan asignado.
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