Las personas invierten su tiempo en contestar a las encuestas y en dejar un mensaje cualitativo sobre como ven la empresa o como se sienten en ella.
Ya que están haciendo este esfuerzo, si no reciben una respuesta acorde puede darse el caso que piensen cosas como:
- "para que participo, si no se molestan en responderme, la siguiente vez no escribo"
- "Pero hay alguien detrás de la herramienta o es solo un bot"
Es por ello que es muy recomendable responder a todos los mensajes, tanto positivos como negativos y que sea de la manera más natural e individualziada que se pueda, esto sin duda hará que la participación no disminuya sino que aumente por parte de estas personas.
Pero hay ocasiones en las que no puedes dar salida a todo el feedback de la forma que te gustaría, así que aquí abajo te dejamos unos consejos para poder gestionar todo el feedback que recibes.
Distribuye el trabajo
Si sois varias personas en el equipo, podéis crear algún sistema para dar respuesta al feedback, por ejemplo:
-
Por tiempo
Cada periodo se encarga una persona de responder el feedback. -
Por temática
Cada persona se encarga de x temáticas, así si llega una respuesta relacionada con la conciliación, lo responde siempre la misma persona. -
Por nivel de relevancia.
Los feedbacks críticos los contesta siempre la misma persona, los leves otra.
Ajusta las expectativas
Si ahora mismo no dispones de tiempo para responder a todos los mensajes de la mejor manera, una de las estrategias que puedes realizar es comprometerte con el equipo a responderlos en otro momento.
Simplemente, comunicando al equipo por algún canal oficial que vais a responder a todos los mensajes de feedback en un periodo de XX días/horas las personas sabrán que su mensaje es leído y que van a ser atendidos, de esta manera podrás ganar un poco de tiempo y organizarte mejor en tu calendario un momento para gestionar todos los mensajes.
Ejemplo comunicado:
"Hola equipo, antes de nada queremos agradeceros vuestra participación en Nailted.
Estamos recibiendo gran cantidad de mensajes anónimos y queremos tomarnos el tiempo para leerlos detenidamente y responder uno a uno.
Os daremos respuesta a todos en un periodo de ---- horas/días.
De nuevo muchas gracias por participar.
Un saludo, el equipo de ------"
Usa el canal apropiado
Si un feedback es muy delicado, quizás Nailted no sea la mejor vía, entonces puede ser un buen momento para proponerle a la persona intentar tratar su comentario en una reunión 1:1.
Identifica el feedback
Por la forma de escribir, porque tengas muchas respuestas iguales en un periodo de tiempo corto o simplemente porque puede que ya conozcas a tu equipo, pueden darse situaciones en las que tengas varios mensajes negativos de la misma persona. Si tienes claramente identificado este caso, quizás puedas instar a esa persona a una reunión para tratar todos esos temas. De esta manera puede que ambas personas ahorreis tiempo y lleguéis a un entendimiento de manera más rápida.
Crea varias plantillas
No es la solución ideal, pero entendemos que haya ciertas ocasiones en las que podamos crear sets de respuestas “tipo” para contestar únicamente en consultas muy repetitivas.
Ten cuidado en la cantidad de ocasiones que utilizas las plantillas, ya que si abusas de ellas, las personas podrán pensar que no hay nadie gestionando el feedback que ellos se han molestado en escribir.